身の回りの整理整頓は、物を探す時間を省くなど、貴重な時間の節約にもつながります。
さてその時間ですが、時間自体も整理整頓ができます。
ここでは、時間を効果的に管理するスケジュールの整理整頓術をご紹介します。
これらの方法なら、誰でも気軽に試せるので、ぜひ実践してみてくださいね。
スマートな時間活用法:無駄を省くスケジュールの整え方
時間は限られたものですので、スケジュールの無駄を省いて時間を有効活用するのが大切です。
ここでは計画に沿ってタスクを進め、時間を効率よく使うための、時間管理の秘訣をお伝えします。
一か所で管理するカレンダーの使い方
時間管理で一番大切なことは、自分のスケジュールを正確に把握することです。
今は多くのオンラインツールが、無料でカレンダー管理サービスを提供しているので活用しましょう。
スマートフォンアプリの利用も良い方法です。
もちろん手帳や紙のスケジュール帳でも構いません。
実際に手で書いた方が良いという方も多いです。
いずれも自分にとって使いやすいものを選択すればよいですね。
さてカレンダーでのスケジュール管理において注意すべき点があります。
それは、
仕事と私生活のカレンダーは一つにすること。
仕事とプライベートは分けた方が良いように考えがちですが、おすすめできません。
分けてしまうと、スケジュール管理が複雑になり、継続が困難になります。
仕事もプライベートも、自分の生活上のことですので、1つにまとめて管理するというのが、私がお伝えする時間管理の秘訣です。
タスクを明確にする
カレンダーを用意したら、これからの予定をすべて挙げ、カレンダーに入力しましょう。
定期的なタスクも忘れずに加えてください。
不必要な予定を整理する
不要な仕事や会合がないか確認しましょう。
特に、定期的に行う作業は長期間にわたり多くの時間を取られる可能性があるため、年間を通してどれだけの時間を使っているかを把握しましょう。
その中に、これまで当たり前のように行ってきたことで、実は不必要だったというような事柄はありませんか?
一度見直してみることをおすすめします。
乗り気でない社交活動を断る
社交活動は、
- 本当に自分のためになっているのか?
- 時間とお金の無駄になっていないか?
よく考えた方がいいです。
1日の時間は限られているので、参加したくないイベントを断るのも、大切な時間の確保には重要になってきます。
もちろん社交活動によってうまくいく仕事であったり人間関係もありますので、社交活動自体がいけないということではなく、本当に自分に必要なものなのかどうか、慎重に検討してみましょう。
効果的なスケジュール管理を行うための5つの方法
大切な会合を重複させたり、忘れたりしないために、いくつか心がけたいポイントがあります。
スケジュールを上手に管理するためのコツをご紹介します。
毎日の確認
毎日、自分のカレンダーを見て、予定を確認することは非常に重要です。
これにより、必要な準備を事前に計画して行うことができます。
せっかくスケジュールを記入しても、確認しなければ意味がありません。
余裕を持ったスケジュールを
たとえ事前に計画し準備していても、予測不能な事態が起こることは避けられません。
作業時間には常に40%の余裕を持たせることがおすすめです。
例えば、1時間で完了予定の作業には、24分の余裕を見込んで84分で計画を立てるとよいでしょう。
余裕を持ったスケジュールを組むことで、不測の事態への対応もできるようにしておきましょう。
最適な時間に集中して成果を出す
1日の中で成果を最大化できる時間は限られています。
特に朝の時間は、集中して作業に取り組むのに適しているとされています。
創造的な活動は、中断されづらい時間に行うと効果的です。
例えば、早めに出社する、電話が少ない時間帯に作業を行うなど、効率を上げる工夫をしましょう。
タスクを任せて仕事を加速
自分以外の人に作業を依頼することで、自分の手を解放し、仕事を速めることができます。
上司や同僚、部下など、適切に仕事をお願いする。
成果を最大化させるための依頼の技術は、非常に重要です。
頼みにくいかもしれませんが、日常の取り組みによっては、協力を得やすくなる場合もあります。
何でもかんでも自分一人でやらなければならないと抱え込むのではなく、適度にひとに依頼することも考えましょう。
隙間時間を賢く利用
短い時間を見つけるのが難しい場合でも、5分や10分の隙間時間を上手く使うことで、仕事を進めることができます。
仕事を細分化しておくと、短い時間も有効に活用できます。
このような小さな時間を積み重ねることは、長期的に見て大きな差になります。
スケジュールを組む際には、日頃から隙間時間でできる作業はないか洗い出すようにし、この点を考慮して予定立てていくといいでしょう。
まとめ
私たちに与えられた時間は、誰しも1日24時間と限られたものです。
スケジュール管理は、その時間を効率的に使うためのもの。
そのためにもまず、自分がどのように時間を使っているのかが明らかになれば、それを改善する手立てを見つけましょう。
効率的な時間の使い方には、以下の5つのポイントがあります。
- 毎日カレンダーを確認する
- 予定には常に余裕をもたせる
- 集中力が最も高い時間帯を見極めて利用する
- 仕事を他人に頼むことに慣れる
- ちょっとした空き時間も賢く使う
時間をどう使うかは、あなた次第です。
有限な時間を最大限に生かし、成果を上げるためには、事前の計画がとても大切です。
手軽に始められる小さな一歩から試してみませんか?