職場やオフィスでのデスクの整理整頓、皆さんはどのように実行していますか?
効率的な仕事をするためには、不必要なものを取り除き、成果に直結する活動にフォーカスして、整理されたデスク環境を保つことが重要です。
よく「効率を10倍に!」などという言葉を耳にしますが、そのような高すぎる目標は現実的ではなく感じられますよね。
目標が手の届かないものだと、続けることが難しくなります。
一度はやる気になっても、「整理整頓は難しい」「苦手」と感じるようになると、次第に整頓への意欲を失ってしまうこともあるでしょう。
そのため、私がおすすめするのは、毎日の効率を少しずつ、たった1%ずつ向上させていくことです。
「昨日より1%でも効率を良くする」
このように少しずつ改善を積み重ねていくことがとても重要です。
以下のような小さな努力が、最終的に大きな成果へと繋がります。
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この記事では、職場のデスクの整理を中心に、毎日少しずつ効率を上げる方法をご紹介します。
短期的効率の追求がかえって非効率を生むことも!
短期間で成果や効率を上げようとすると、長期的に見ると非効率につながることがあります。
どんなことに注意したらいいのか見ていきましょう。
「とりあえず」で対応すると後で手間がかかることも
デスク環境を整えるうえで、「とりあえず」という行動が、後で余計な時間を消費する原因になることがあります。
一時的にデスクのどこかに置いたものが、後で見つからなくなる。
→ デスク内で必要なものが見つからず、隠れてしまっていることがある。
オフィス作業では、効率よく、集中して作業するためにも、このような無駄な時間は減らしたいですね。
「とりあえず」で適当な対応をして、後で逆に手間がかかる、といったことのないよう気をつけましょう。
物事を先延ばしにすることで非効率が生まれる
デスク環境を整えるうえで、「とりあえず」で対応すると後で手間がかかるという話をしましたが、
「あとでやる」「明日やる」といった先延ばしもまた、非効率の原因になります。
- 散らかったデスク内の書類を整理することを後回しにし、どこに何があるのか忘れてしまう。
- どの引き出しに大事な商品サンプルをしまったか忘れてしまい、探し物に時間を取られる。
- どのファイルに何を収めたのかを忘れがちになる。
先延ばしにすることで、必要なものを探すのに時間がかかり、これが時間の無駄に繋がります。
つまりデスク環境を整える観点で、「とりあえず」ではなく、「先延ばし」にもしないことが重要です。
ではどうしていったら良いのでしょうか?
毎日の小さな進歩で効果的にデスクを整理する長期計画
いきなり全部を片付けようとするのではなく、毎日少しずつ進めることがおすすめです。
これが「とりあえず」でもなく、「先延ばし」でもない方法です。
ここでは、日々の効率を少しずつ高めるためのアプローチをご紹介します。
デスクの引き出しに必要なものだけを保持
実はこれが一番実行が難しいシンプルな原則かもしれません。
今すぐ引き出しを開けてみてください。
中はどうなっていますか?
使わないもの、古いプロジェクトの資料、個人の持ち物など、本当に必要ないものが溜まっていることはありませんか?
「いつか片付ける」と思って溜め込んでしまったものがあるなら、毎日最低でも一つは何かを手放し、これ以上不要なものを引き出しに入れないように心がけましょう。
この習慣を一ヶ月続けると、目に見えてスッキリとした変化を実感できるはずです。
長期的にこの活動を続けることが重要です。
毎日ひとつ片づけることを難しく感じるかもしれませんが、このリズムを守ってみてください。
習慣づくと、何も難しくないということがわかりますよ。
整理グッズを上手に使いこなす
物を片づける習慣がついたら、書類や小物を整理するためのポケットファイルや整理トレイを準備しましょう。
書類の整理を容易にし、必要な小物を手早く取り出せるようにするなど、細かな工夫が全体の効率向上につながります。
すでに物の置き場を決めた後でも、さらに効率を良くする方法を探し続けましょう。
ポケットファイルは書類整理に必須のアイテムで、100円ショップなどで比較的安価な値段で簡単に手に入ります。
デスク内整理トレイは、小物や文房具を整理するのに便利で、こちらもまた100円ショップや質の良いアイテムを扱う店で見つかります。
まとめ
オフィスにおいてデスク環境を整えることは、仕事の効率と生産性を高める上で欠かせない要素です。
デスクの整理整頓の重要なポイントは以下の通りです。
- 物を無計画に置かないこと
- すぐさま整理を行うこと
- デスクには必要な物だけを置くこと
- 整理が済んだら、適切なファイルやトレイを使って管理すること
これらのポイントを毎日の仕事に取り入れ、少しずつでも改善を積み重ねていくことで、より効率的な仕事が可能になります。
デスク整理は一度きりではなく、継続的に行うことで長期的な成果が得られということも忘れないでくださいね。