ビジネス現場を効率化!整理整頓の個人ルールとチームルールの作り方

 

ビジネス現場での「整理整頓」ルールの確立は、非常に重要です。

チーム全体の生産性を向上させるルールを設定し、それを遵守することが組織全体のパフォーマンスを高めるために必要です。

 

また、個々の整理整頓方法も重要です。

単に指示に従うのではなく、個人の特性を生かした独自の方法を見つけて実行することが、効果的な行動へとつながります。

 

この記事では、個人とチーム双方に適した整理整頓のルールを設定し、最適化するためのアドバイスを提供します。

 

1.職場で活躍する個人専用の整理整頓ルール

まず個人ごとに効果的な整理整頓の方法と推奨されるルールを説明します。

 

1-1.すぐに不要なものを整理するルール

整理整頓のルール作り

使用していない、壊れている、または使用予定のないアイテムは直ちに整理しましょう。

これは整理整頓のプロフェッショナルな技術です。

 

この原則は、物だけでなく予定の整理にも応用できます。

重要度が低い活動は見直して、本質的なことに焦点を当てましょう。

 

1-2.予定を立てて早めに整理整頓をするルール

整理整頓は計画的に行いましょう。

気まぐれに始めると効率が悪くなりがちです。

ミスを減らし効率を向上させるために、計画的に「整理整頓の時間」を設定し、それに従って行動しましょう。

 

以下、整理整頓のコツを紹介します。

(1)整理整頓の時間は1時間以内に

(2)長時間一気にやるのではなく、短時間を継続して整理整頓を行うことが持続につながります。

 

1-3.好みの掃除道具を用意するルール

整理整頓の際は、好みの収納用具や掃除道具を使うことでモチベーションが上がります。

音楽やラジオを聴きながら整理整頓をすると効率が上がると感じる方も少なくありません。

 

ここはまさにひとそれぞれとなりますが、次回の整理整頓のために、事前に自分のモチベーションが上がる掃除道具や収納アイテムを準備しておくと良いでしょう。

 

1-4.収納レイアウトにこだわる

収納方法にもこだわりを持ちましょう。

・物を取り出す際の最短距離はどこか
・物を置く際、縦にするのが効率的か、横にするのが効率的か

デスクや作業スペースは個々に管理されることが多いので、こうした細かい工夫が職場での差別化に繋がります。

 

2.職場で実践する共通の整理整頓ルール

職場で共通に適用される整理整頓ルールについて、効率向上とチーム協力の促進を目的にいくつかのアドバイスを提供します。

 

2-1.持続可能な整理整頓システムの確立

整理整頓を根付かせるためには、チーム全員がその目的と重要性を深く理解することが欠かせません。

リーダーは整理整頓の目的を明確に説明し、その情報を文書化してアクセスしやすく共有することが重要です。

日々自然と実践できる環境を作ることが理想的です。

 

2-2.不要アイテムの整理ルールの明確化

オフィスから不要な物を定期的に整理するために、全員が従うべき具体的なゴミ捨てルールを設定しましょう。

ゴミ箱が満杯になったり、廃棄方法が不明で時間を浪費することがないように、燃えるゴミやリサイクル可能な物質の分別方法もしっかりと共有します。

 

2-3.定期的な整理整頓日の設定

チーム全体で整理整頓を効率よく行うため、事前に実施する曜日や時間を決めておくことが重要です。

どのように実施するか、誰が責任を持つかを明確にし、実施しやすいタイミング、例えば週の初めに行うのがおすすめです。

 

2-4.使用後の即時返却

使用したアイテムは、使用後直ちに元の場所に戻すようにしましょう。

これは基本的なマナーです。

特に共用アイテムでは、次に使用する人がスムーズに利用できるよう、責任を持って元の場所に戻すことが求められます。

アイテムの位置をシステム化し、可視化するとさらに効率が良くなります。

 

2-5.許容できない行為の定義

部署ごとや会社全体で許容できない行為を明確にし、積極的にフィードバックを交わしましょう。

階層に関係なく全員が守るべきルールとして、例えば書類の放置禁止や共用物の迅速な返却、消耗品の適時補充などを挙げることができます。

これらはシンプルですが、効果的なルールです。

 

3.まとめ

この記事では、効果的な整理整頓の方法についてのヒントをいくつかご紹介しました。

ここで、それらの要点を簡潔にまとめます。

 

個人の整理整頓でおすすめするルールは以下の通りです。

1.不要なものはすぐに処分する
2.整理整頓の日程を事前に計画する
3.掃除道具を事前に準備する
4.効率的な収納方法を考える

 

チーム全体での整理整頓を推奨するルールは次のようになります。

1.持続可能な整理整頓体制の構築
2.廃棄ルールをチーム全員で共有する
3.定期的な整理整頓の日程を設定する
4.使用後すぐにアイテムを元の場所に戻す
5.守るべき整理整頓の禁止事項を定める

 

チームでの行動を促進するために、一致団結して協力し、共に目標達成を目指しましょう。

整理整頓を効率的に行うことで、より有意義な時間を創出できます。

 

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