職場における効率性は、作業のスピードと成果の質に影響を及ぼし、業績にも関係してくる重要事項です。
効率が悪いまま放っておくと、それはやがて負担へとつながり、業務の質を低下させ、場合によってはクレームの発生や、さらに大きな問題へと発展する可能性も否定できません。
これは特に注目して改善すべきポイントです。
非効率を解消する鍵は、「整理整頓を日常に」することにあります。
だが始め方がわからない、続かないといった問題で、しばしば見過ごされがちです。
そこでこの記事では、整理整頓を持続可能な習慣にするために効果的な、
実践的なチェックリスト作成のアプローチを提案します。
これを定期的に実行することで、非効率を効果的になくすことができますよ!
職場の非効率が引き起こす問題について
チェックリストを用いた実践的な改善アプローチに入る前に、
まずは職場での作業において、整理整頓不足による非効率がもたらす様々な影響にはどのようなものがあるのか、その原因となる問題について詳しく見ていきましょう。
整理整頓不足で生じる影響
整理整頓ができていないことが原因で生じる問題について、たとえば「机の散らかり」が影響する具体的な事例を2つ見ていきましょう。
事例1
机の上が散らかっている → 視野内の雑多な物 → 注意散漫 → 作業効率の低下
特に、業務に無関係な私物は机上に置くべきではありません。
事例2
机が散らかっている → 顧客ミーティング用の書類が見つからない → 約束の時間に間に合わない → 信頼喪失
机が整理整頓できていないことが、顧客へ迷惑をかけ、業績へ悪い影響を及ぼすことも。
また見つからない書類を探すのに例えば1日に10分の探索時間を使ったとすると、年間で約40時間に相当し、これは8時間労働を5日間行うことに匹敵します。
そう考えると、ちょっと怖くないですか?
さてここでは、「机の散らかり」のみに焦点を当てた2つの事例を挙げました。
机以外にも、整理整頓の欠如が原因で生じる問題とそれに伴う業績への影響は多岐にわたりますが、日常の整理整頓を心掛ければこれらの懸念は大幅に減少するでしょう。
整理整頓を習慣化する方法
整理整頓は効率向上やミス減少に寄与する重要な行為です。
しかし、「理解している」と口にしつつも、日々の生活で小さな問題が発生しているのが実際のところです。
この状況を変えるためには、整理整頓を習慣化し、個々に合った方法を見つけ、少しずつ実践していくことが必要です。
忙しい現代社会において、オフィスの整理整頓に多くの時間を割くことは難しいですが、効果的なアプローチとしてチェックリストの作成が推奨されます。
整理整頓のためのチェックリスト作成
日常的に忘れずに整理整頓を行うためには、個人の環境に合わせたチェックリストを作成することが有効です。
チェックリストの利用により、
- 必要な項目が明確になり、漏れを防げる。
- 日付を記入することで定期的な実施が可能となり、習慣化しやすい。
- 短時間で簡単にチェックできる。
といった利点が得られます。
効率的なオフィスデスク管理のためのチェックリスト指南
オフィスでの作業効率向上と誤りを減らす目的で、整理整頓に焦点を当てたチェックリストの作成方法を提案します。
チェックリストに含めるべき要素
チェックリストには、何を監視するかを明確に示す項目名と、その項目を実行した日付を記録するスペースを設けるだけで十分です。
項目名は、簡潔に保つことが継続の鍵です。
推奨する項目数は約10個です。
日付を記載することで、定期的な実行の促進にもつながります。
そして何よりも重要なのは、これを習慣として定着させることです。
たとえば週に一度、10分間だけでも、無理なく続けられる曜日と時間を設定しましょう。
チェックリストの項目名サンプル
「整理」と「整頓」の2つのカテゴリーに分けてチェックリストを作成することがポイントです。
以下に項目名の例を挙げますが、職場の具体的な状況やニーズに応じてカスタマイズしてください。
「整理」のチェック項目例
- ロッカーや机、引き出し内の不要なアイテムの確認
- 個人の持ち物が職場にないか、持ち帰りが必要かの確認
- ゴミ(ゴミ箱を含む)の有無確認
- ポケットファイル内の不要な文書の確認
- 予定表内の不必要な予定の確認
「整頓」のチェック項目例
- 机の上に必要なものだけが置かれているかの確認
- 文書の出し入れが容易かの確認
- 手持ちのタスクの明確性確認
- タスクの優先順位の適切性確認
- ペーパーレスの実施確認
- 保管場所の明確性確認
- デスクトップ上のファイル整理状況の確認
これらは一例に過ぎません。
用意したチェックリストを完遂することで、無駄を排除し、業務の効率化を図りましょう。
まとめ
オフィスにおける整理整頓の目的は、非効率を排除して職場環境を整えることにあります。
そのためにもぜひ、チェックリストを上手に使いこなしてくださいね。
チェックリストを活用することで、片付けが苦手な方でも整理整頓しやすくなります。
事務作業が多い人にとって、オフィスは長時間過ごす場所なので、効率よく気持ちよい作業が行える快適な職場環境を整えたいですね。