皆さんは職場の共有フォルダをどのように管理していますか?
個人用のファイルは問題ないかもしれませんが、チーム全員が使う共有フォルダが適切に整理されていないと、必要なファイルを探すのに時間がかかり、非効率的になってしまいます。
ファイルを探す時間は、業務の効率を損なう大きな要因です。
そのため、フォルダの整理は業務効率化において非常に重要なのです。
この記事では、共有フォルダを効率的に管理するための整理整頓ルールをご紹介します。
フォルダ名の設定の重要性
フォルダを整理する際には、フォルダ名の適切な設定がキーとなります。
例えば、フォルダ名の冒頭に通し番号を付ける方法があります。
これは基本的なテクニックですが、さらに工夫を加えることもできます。
フォルダ階層を深くしすぎるとファイルの検索に時間がかかるため、
「大カテゴリ(01)_小カテゴリ(02)」
といった形式でフォルダ名を設定し、階層を減らす方法を採用します。
これにより、ファイルが一目で分かるようになります。
ただし、この方法を用いるとフォルダが一覧で多く見えがちです。
その対策として、フォルダの色を変えて、どの業務カテゴリに属するか一目で識別できるようにするのが効果的です。
便利な色分けツールについては、記事の最後で紹介しています。
色分けを特定の担当者に限定することで、無計画に新規フォルダが作られた際の対応も容易になります。
最後に、フォルダ名に「その他」を使うことは避けましょう。
この名前は内容が不明瞭になりがちで、整理を困難にします。
代わりに、誰が見ても内容が明確なフォルダ名を選ぶようにしましょう。
フォルダの階層構造:最大4層までで整理
ファイル整理の際、フォルダの階層構造を最大4層までに制限することが一つの重要なポイントです。
階層が深すぎると、ファイルへのアクセスが難しくなり、時間のロスにつながります。
理想的には、フォルダの深さは4層以内に収めるべきです。
また、第二階層には年号を設定すると良いでしょう。
これによりファイルを時系列で管理しやすくなり、古いファイルを整理するのも容易になります。
ただし、すべての業務に年号を適用することができない場合もあるため、状況に応じて柔軟に対応することが求められます。
また、最上位階層には直接ファイルを保存せず、フォルダ内に適切に整理することが大切です。
フォルダ整理の基本:最終版のみを保持
フォルダ整理の際には、ドキュメントの最終版のみを保存するのが効果的です。
これにより、必要のないバージョンのファイルが溜まるのを防ぎます。
プロジェクトの進行中には、バージョン番号をつけてファイルを管理し、プロジェクト完了時には最終版以外のすべてのファイルを「旧」とマークして特定のフォルダに移動させます。
この方法で、フォルダがすっきりと整理され、古いファイルの削除も一括で行えるようになります。
効率的なファイル整理のコツ
フォルダが乱雑になる主な理由の一つは、不要なファイルを適時に削除しないことにあります。
特に共有フォルダは、組織の歴史が長いほど古いデータが溜まり、その処理に困ることが多々あります。
この問題を解決する効果的な方法は、一度フォルダを空にして、現在必要なファイルのみを新しいフォルダに移すことです。
その後、不要なファイルは外部HDDに移動して保管し、必要になった際に備えますが、実際にそのファイルを使用する機会はほとんどありません。
新しいフォルダを作成し、そこに必要なファイルだけを選んで移動することで、不要なファイルは自然と除外されます。
フォルダ整理に役立つツールの紹介
次に、先ほど触れましたフォルダの整理に役立つツールを紹介します。
フォルダの色分けやアイコンを変更できるフリーソフトです。
このソフトを使用すれば、フォルダを右クリックするだけで簡単にアイコンをカスタマイズできます。
一度に複数のフォルダをカスタマイズすることも可能です。
また、職場においてフリーソフトの使用が許可されていない場合でも、Windows 10の標準機能を利用して、特定のフォルダを右クリックし、「プロパティ」から「カスタマイズ」タブを選んで、好みのアイコンに変更することができます。
これにより、目的のフォルダをすぐに識別しやすくなります。
パソコン業務効率化まとめ:共有フォルダ整理10のルール
この記事では、共有フォルダを整理し、パソコン業務をスムーズに行うための基本的な整理整頓ルールを紹介しました。
ここで、効率的なフォルダ管理に役立つ重要なポイントをおさらいしましょう。
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これらのルールを実践することで、フォルダの整理が容易になり、業務の効率が格段に向上します。
ぜひ実践してみてください。