日々の仕事の効率化には、物の収納方法が大きく関係してきます。
その中心となるのが、物を置く「定位置」の決定です。
指定された定位置がなければ、どうなるでしょうか?
- 使用後、物が元の場所に戻されていない
- そもそも定位置がないので戻される場所が様々
- 次に使うとき見つけるのに時間がかかる
定位置がないという曖昧な管理は、時間を浪費してしまうのです。
この問題を回避するためには、特に共有される物について、誰もがわかるようその保管場所、つまり定位置をはっきりさせることが必須です。
この記事では、オフィスにおける収納の基本的なルールを「定位置」にフォーカスしてご紹介します。
物の定位置を決める理由
物をそのあるべき場所に置くことは、共有されるものに限らず、それぞれに固定の場所を設けることの大切さを教えてくれます。
その理由を深く掘り下げてみましょう。
定位置を決めることで探し物の時間が削減される
物に固定の場所を与えることで、必要な時にすぐにそれを見つけ出すことができ、結果として探し物にかかる時間を大きく減らすことができます。
だからこそ、収納を行う際には、物を素早く取り出せるように、それぞれに適切な場所を選んであげることが肝心です。
よく使う物ほど、置く場所をよく考えましょう。
定位置を決めることは重要ですが、だからといってどこでもいいわけではありません。
よく使うものの「定位置」をキャビネットや物置きの中に設定すると使い勝手が悪いです。
それでだけでなく、そのまま使わなくなったり、その存在を忘れてしまうかもしれません。
定位置を設けることで複数人での共有がしやすくなる
物を固定の場所に置くことのメリットとして、複数人での共有がしやすくなることが挙げられます。
特にオフィスでは、物の共有と固定場所の明確化によって、コストの削減や業務の効率化が期待できます。
物が必要な時にすぐに見つからないという事態を避けるためにも、決められた場所に返すルールは守るべきです。
定位置を設けることで作業の効率が上がる
作業現場で頻繁に使われる物の整理は、非常に重要です。
日々の作業で、目を閉じていても取り出せるくらいに物と場所が一体化している状態が理想です。
より効率的な作業環境を作るためには、様々な配置を試しながら最適な方法を見つけ出す必要があります。
物の置き場所と共用エリアの整理:物を置く場所の大切さ
収納の基本原則は、使った後の物をもとの場所に戻す行為を繰り返すことです。
前にも述べたように、この習慣が崩れると、時間を無駄にしたり、仕事の効率が下がったりと負担を増やす原因にもなります。
ここでは、物の定位置をどのように決めたらいいのか、その考え方について説明します。
オフィスでの物の定位置
オフィスでの仕事では、限られた時間の中で高い生産性を実現することが求められます。
日常的に使用する物から、あまり使わない物まで、使用頻度に応じてその定位置を決めましょう。
日常的によく使う物を置く場所を決める際は、その使用場所に近いところが最適です。
さっと使えてさっと戻せる場所がいいですよね。
遠い場所に置くと取りに行くのに時間がかかりますし、場所を忘れていると探すのにも時間がかかってしまいます。
また物は増えたり減ったりするので、どの位置が作業効率を最も高めるか、物の配置は定期的に見直す必要があります。
PCを使う仕事の場合、デスクトップの整理整頓も忘れずに。
デスクトップはちょっと気を抜くと、どんどんファイルが増えていき、下手をすれば画面がファイルで埋め尽くされそうになることもあります。
「とりあえず」でデスクトップにファイルを増やさないよう心掛け、大事なファイルやアプリケーションなどは定位置を決めておきましょう。
時間が経過しても必要なファイルをすぐに見つけられるよう、ファイル管理にも注意を払うことが大切です。
そしてきれいになったデスクトップは、そのまま維持できるよう日頃の整理整頓を継続していきましょう。
製造業での効率化と安全性
製造現場では、何よりも安全が優先されます。
そのため使用する物の定位置は、安全で効率的な作業ができる場所でなければなりません。
危険箇所を正確に認識し、効率だけを追求して安全性を犠牲にしていないかどうかを確認することが大切です。
安全で効率的な作業環境を実現するためには、客観的な視点が求められ、時には管理者のチェックも必要になります。
まとめ
物の収納場所の「定位置」の設定を上手に行うことで、次のようなメリットがあります。
- 探し物をする時間を減らせます
- アイテムの共有がよりスムーズに行えます
- 作業が効率的になります
しかし、ただアイテムの定位置を設定したからといってそれで完了ではありません。
状況は常に変化するため、定位置もまた見直し、改善していくことが大切です。
また効率だけを求めて定位置を決めるのではなく、安全性を犠牲にしないように気をつけましょう。
日頃から身の回りの環境にも目を向け、適切な物の定位置を決めるのが、業務の効率を上げるのに役立ちますよ。